F12:パワーポイントの禁じ手はこれだ！

本コラムの第２回「F02:技術者専用のコミュニケション道具が必要」で解説した「６Ｗ２Ｈ」を用いて、「入社半年レビュー会」の意義を理解してみましょう。
パワーポイントの作成にとりかかると、あれもこれもと伝えたくなり、本来の目的から逸脱してしまう場合があります。常に、６Ｗ２Ｈをパソコンの脇に置いて作業を進めてください。
さて、今回は、技術者向けのパワーポイント作成に関する「禁じ手」を解説しましょう。

１．禁じ手（その１）：社内用語は三つが限度

社内用語・・・全社員が知っている単語かと思いきや、約半数以上の社員が理解していませんでした。当事務所のクライアント企業へのアンケート結果です。
あなたも、そのシーンに遭遇することができます。たとえば、・・・
① 技術成果発表大会
② 昇進昇格論文とその面接試験
③ 社員研修の実習や社内での懇親会

それでは早速、「禁じ手（その１）」の事例を下記の朱書で見てみましょう。

【悪しき事例：大手精密機械企業に勤務する設計部長の文章】
それではこれから、当部門のＲ（ｔ）に関する改善を、国内ＦＣから入手したＵＭＲデータに基づき、ＤＱＶやＨＦＣやＤＡＥに絞って報告いたします。
その改善の緊急度は、ＡＳＡＰレベルでした。また、クライアントの改善要求は、ＯＲ、ＭＡ、ＣＲの内、ＣＲが７０％以上だったのです。
このＣＲは、開発のＴ＝０段階から発生し、Ｍ１、Ｍ２と引き継がれ、ついには、Ｓｉｍ－ＢⅡへと伝播してしまいました。
これでは、ＢⅡ－ＤＷＧ－ＩＳＳＵＥがＣＲです。また、本装置については・・・。

「もういい加減にしてください！」と言いたくなるような社内用語連発の文章ですよね。なんとこれが、大手精密機械企業に勤務する設計部長の文章ですよ。突然の社内用語満載の文章ですが、この企業の他部長や役員に見せたところ、全く理解できませんでした。この部長の所属部門でしか理解できていないのです。

どうしても、社内用語を使用しなくてはならない場合があります。そのようなとき、当事務所のクライアント企業に対して、筆者は以下のルールを推奨しています。
① 一つのプレゼン資料内で３箇所以下。
② 一つの技術論文内で３箇所以下。
③ 一面接内で３箇所（3回）以下。
④ そして、その３箇所すべてに注釈を付けなくてはならない。
というルールです。

２．禁じ手（その２）：色オタクとアニメオタク

アメリカで有名なビジネス誌である「Harvard Business Review(ハーバードビジネスレビュー)」が、パワーポイント弊害論を唱えてから筆者の周辺では様々な現象を把握しました。

① 日本の有名な自動車会社の一事業所でパワーポイント使用禁止
② 日本で有名なコンピュータ会社の一事業所でパワーポイント使用禁止
③ 日本の有名な女性用下着メーカーの一事業所でパワーポイント使用禁止
④ 日本で有名な総合商社の全社でパワーポイント使用禁止
⑤ 日本で有名な大学の一学科で、授業中のパワーポイント使用禁止

なんと、プレゼンのために使用されてきたパワーポイントの使用禁止令です。当事務所では、この原因を調査しました。その結果、パワーポイント側にすべての原因があるわけではなく、使う側に原因がありました。

まず、前述①②③④の企業系ですが、パワーポイントに付随している色付け機能と、アニメーション機能が有害だったのです。不要な色付けやアニメーションに、社員である作成者が、莫大な工数をかけていたのです。無駄な工数ですね。
一方、⑤の学校関係では、教員がまるで「走馬灯（そうまとう）」をめくるように、次から次とへとパワーポイントをめくり、授業を進めていました。

最初、学生たちは必死にノートへメモを取りますが、授業開始のたった１０分後には疲れ果て、呆然と聞いては直ぐに居眠りというパターンの繰り返しです。
そこで、パワーポイントを廃止し、従来の黒板に向かう板書（ばんしょ）、つまり、黒板に筆記する従来の授業に戻りました。パワーポイントは、複雑な図表を表示するときのみに使用しています。
図表１２－１は、色オタク、および、アニメオタクによるパワーポイントの悪しき事例です。技術用プレゼン資料としての品格のなさ、無駄な業務であることが納得できると思います。


【 図表１２－１ 】


下記の動画でその「悪しき例」、とくに、品の悪いアニメーションをご覧ください。